Ha a nap nagy részét az e-mailjeiddel töltöd, akkor már tudod, hogy A Gmail sokkal több, mint egy egyszerű postafiókE-mailek, megbeszélések, csevegések és megosztott dokumentumok között teljesen normális, ha forog a fejed, ha nincs egyértelmű rendszered a saját dolgaid megszervezésére; néhány trükkel ezt megteheted... hozzon ki többet a Gmailből.
A jó hír az, hogy nem kell ismeretlen programokkal telepakolni a számítógépedet a rendszerezéshez. A Google által már biztosított eszközökkel egy meglehetősen komplett környezetet hozhatsz létre: Jegyzetek, feladatok, emlékeztetők és belső megjegyzések, amelyek közvetlenül kapcsolódnak az e-mailjeidheza Gmailt a Google Tasks, a Google Keep, a Naptár, a Chat, a Meet, a Drive és még a speciális bővítmények mellett is használja.
Pontosan mik azok az „integrált jegyzetek” a Gmailben?
Amikor a Gmailben integrált jegyzetekről beszélünk, több, egymással együttműködő rétegre utalunk: egyrészt, a Google Tasks oldalsó paneljén kezelhető feladatok és emlékeztetőkEgyrészt vannak Google Keep gyorsjegyzetek és belső jegyzetek vagy megjegyzések, amelyeket harmadik féltől származó eszközökkel vagy speciális Workspace-funkciókkal adhatsz hozzá az e-mailekhez.
Lényegében egy e-mailhez csatolt jegyzet egy kis kontextuális szövegblokk, amelyet Ön és csapata egy adott beszélgetéshez társíthatHasználható belső utasítások megadására, összefoglaló készítésére, megállapodás feljegyzésére vagy felelősség kijelölésére anélkül, hogy módosítaná az ügyfél által látott eredeti üzenetet.
A legteljesebb rendszerekben ezek a hangok a következőképpen viselkednek: egy privát csevegési szál az e-mailre vetítveA csapattagok láthatják őket, válaszolhatnak egymásnak, fájlokat csatolhatnak, vagy akár magyarázó videót is beilleszthetnek, míg a külsősök, akik megkapják az e-mailt, semmit sem látnak a belső beszélgetésből.
Technikailag ezek a megjegyzések nincsenek beágyazva az e-mail szövegébe, hanem Külön adatrétegként tárolódnak, amely szinkronizálva van a csapat postaládái között. böngészőbővítményeken vagy speciális integrációkon keresztül. Így egy belső koordinációs csatornát tarthat fenn ott, ahol a munka történik: magában a Gmailben.
Az integrált Gmail-élmény a Google Workspace-ben
Ha a vállalatánál Google Workspace-t használ, lehetősége van aktiválni a hívást. integrált Gmail-élményEgyetlen felületen egyesíti az e-mailt, a Google Chatet, a Google Meetet, a Naptárat, a Drive-ot, a Dokumentumokat, a Feladatokat és további szolgáltatásokat. Minden ugyanazon ablak különböző lapjain és panelein jelenik meg.
Rendszergazdaként az első lépés a Google Chat engedélyezése és a preferenciális használatának beállítása, hogy A felhasználók egyénileg, csoportosan vagy munkaterületeken cseveghetnek közvetlenül a Gmailből. Ezeken a tereken alkalmazásokat használhat, feladatokat kezelhet, állapotjelentéseket készíthet, sőt, akár a feladatok tulajdonosát is megváltoztathatja anélkül, hogy elhagyná az e-mail fiókját.
Érdemes aktiválni a Google Meetet is, hogy a Gmailből… A felhasználók közvetlenül létrehozhatnak és csatlakozhatnak videohívásokhozAz oktatási környezetben extra vezérlők állnak rendelkezésre a Meet távoktatáshoz való igazításához, de a gyakorlatban a hatás ugyanaz: minden a beérkező levelek mappájában központosul.
A folyamat befejezéséhez győződjön meg arról, hogy a Google Naptár, a Drive, a Dokumentumok és a Feladatok aktívak a felhasználói fiókokban. Csak ezután fog működni. Megjelennek a közelgő megbeszélések, és a fájlok megoszthatók a csevegésekben. és a feladatok integrálva lesznek a Gmaillel, a Csevegővel és a Naptárral.
A Tasks konkrét esetében fontos, hogy szervezeti szinten engedélyezve legyen, mert A Tasks egyetlen folyamatba köti össze az e-maileket, csevegéseket, dokumentumokat és emlékeztetőketAmikor mindez megfelelően van beállítva, a Gmail megszűnik „csak e-mail” lenni, és egyfajta vezérlőpulttá válik a napi munkához.
Biztonság, külső csevegés és adatmegőrzés
Amikor elkezded használni az e-mailekhez kapcsolódó jegyzeteket, feladatokat és belső csevegéseket, nem elég csak a termelékenységre gondolni: A biztonságról és az információmegőrzésről is gondoskodnunk kellkülönösen azoknál a vállalatoknál, amelyek szigorú jogi vagy megfelelőségi követelményekkel rendelkeznek.
A Google adminisztrációs konzolon keresztül lehetséges szabályozhatja, hogy a felhasználók cseveghetnek-e a szervezeten kívüli személyekkelÉs milyen feltételek mellett. Ez magában foglalja olyan terek (korábbi tárgyalók) létrehozásának korlátozását vagy engedélyezését, ahol a vállalaton kívüli személyek is részt vehetnek, ami kulcsfontosságú, ha érzékeny adatokat kezel.
Egy másik kulcsfontosságú pont a csevegési előzmények kezelése. Ez számos szervezet számára érdekes. Tartsd engedélyezve az előzményeket a csevegésekben és a terekben, hogy át tudd tekinteni a korábbi beszélgetéseket. és megfeleljenek a belső archiválási irányelveknek. Ha le vannak tiltva, ezek az üzenetek nem kerülnek mentésre, és nem kerülnek adatkezelési eszközökbe, például a Google Széfbe.
Ha vállalata a Vault szolgáltatást használja, ajánlott egyeztetni a jogi csapattal a következőkről: egyértelműen határozza meg a megőrzési és keresési szabályzatokatKérjük, vegye figyelembe, hogy ha az előzmények le vannak tiltva, a csevegési üzenetek és a belső jegyzetekhez kapcsolódó egyes interakciók a jövőbeli keresésekhez nem feltétlenül érhetők el. export.
Ha ezt az alapot megfelelően konfigurálja, nagyobb nyugalommal élvezheti az integrált Gmail-élményt, tudván, hogy A jegyzetek, feladatok és belső beszélgetések tiszteletben tartják a szervezet biztonsági és megőrzési szabályzatait..
Belső jegyzetek e-mailekben: hogyan működik az együttműködés a Gmail felett
A Tasks és a Keep mellett számos vállalat további együttműködési réteget is hozzáad a következőkhöz: e-mailekhez közvetlenül kapcsolódó belső jegyzetekItt jönnek képbe a bővítmények és platformok, amelyek sokkal okosabb megosztott postaládává változtatják a Gmailt.
Az ötlet egyszerű: ahelyett, hogy továbbítanánk egy e-mailt egy kollégának megbeszélésre, vagy egy párhuzamos beszélgetést nyitnánk egy másik csevegésben, Csatoljon egy privát megjegyzést az eredeti e-mailhez.Csak a csapatod látja, soha az ügyfél, és ott megbeszélhetitek, tisztázhatjátok a kétségeket, döntéseket hozhattok, vagy válaszadásra utasításokat hagyhattok.
A megosztott postaládákban, mint például a support@ vagy az sales@, ez mindent megváltoztat. Hagyományosan, ha egy ügyfélszolgálati munkatársnak segítségre volt szüksége egy mérnöktől, akkor továbbítania kellett az e-mailt, vagy át kellett másolnia egy másik eszközbe. a kontextus megtörése és az információk szétszórásaBelső jegyzetek esetén egyszerűen említsd meg kollégádat egy @ szimbólummal a jegyzetben, hogy értesítést kapjon, és lássa az ügyfél üzenetét az összes részlettel együtt.
Ezek a jegyzetek általában lehetővé teszik Csatoljon dokumentumokat, képernyőképeket, linkeket vagy akár rövid videókat ahol egy összetett esetet magyaráz el. Továbbá időrendi sorrendben vannak elrendezve, időbélyegekkel és azzal, hogy ki mit mondott, ami segít a döntések ellenőrzésében vagy az incidens megoldásának áttekintésében.
A gyakorlatban ez a belső megjegyzésréteg átalakítja a Gmailt hibrid tér az e-mail és a munkairányítási eszköz közöttCsökkenti a felesleges továbbítást és megakadályozza a kritikus információk több csatornán való szétszóródását.
Platformok és bővítmények jegyzetek hozzáadásához Gmail e-mailekhez
Ha személyes vagy szakmai célokra használod a Gmailt a fejlett Google Workspace funkció nélkül, akkor is hozzáadhatsz jegyzeteket az e-mailjeidhez harmadik féltől származó bővítmények és alkalmazások segítségével. Ezenkívül ezt kombinálhatod egy fejlett szűrés bizonyos szálak automatikus rendszerezésére. Számos népszerű megoldás lehetővé teszi, hogy közvetlenül az egyes szálakhoz megjegyzéseket írjon. és bizonyos esetekben összekapcsolhatja őket a Google Drive-fiókjával.
Az egyik klasszikus lehetőség egy olyan bővítmény, amely a Chrome-ba vagy a Firefoxba telepítés után Adj hozzá egy kis jegyzettömböt a beszélgetés tetejéhezInnen az adott beszélgetéshez kapcsolódó megjegyzéseket írhatsz, amelyeket a Drive-ra ment a rendszer. Minden üzenethez saját jegyzetek tartozhatnak, amelyek tökéletesek arra, hogy emlékezz arra, mit kell tenned az egyes e-mailekkel.
Vannak más eszközök is, amelyek egy lépéssel tovább mennek, és a Gmailt egy feladatkezelő rendszer jegyzetekkel és határidőkkelEzek általában lehetővé teszik az e-mailek megjelölését meghatározott műveletekkel, emlékeztetők ütemezését, valamint a függőben lévő feladatok nap vagy állapot (ma, holnap, folyamatban, várakozik stb.) szerinti rendezését, jegyzetek integrálásával minden üzenet mellé.
Vannak olyan Windows asztali alkalmazások is, amelyek nem integrálódnak közvetlenül a Gmail felületével, de Felugró ablakokban jelenítik meg az éppen megtekintett üzenethez kapcsolódó megjegyzéseket.Általában úgy működnek, hogy manuálisan összekapcsolják az egyes jegyzeteket egy e-mail URL-címmel vagy kulcsszavakkal; amikor megnyit egy egyező e-mailt, értesítést kap a megfelelő jegyzetről.
Ezen lehetőségek bármelyikével elérheti ezt Minden fontos e-mailhez mellékelni kell egy magyarázatot, egy teendőlistát vagy egy meghozott döntést.anélkül, hogy a memóriádra vagy a továbbított e-mail-szálakra kellene hagyatkoznod, amelyeket végül lehetetlen követni.
Gmail, Tasks és Keep: az integrált jegyzetek és feladatok lényege
Bármi más telepítése nélkül a Gmail már kínál egy oldalsó panelt, amelyről használhatja Google Tasks és Google Keep jegyzetelő és teendőlista rendszerkéntEz a két alkalmazás szinkronizálódik a Naptárral, a Drive-val, a Dokumentumokkal és a Google ökoszisztéma többi részével.
A Google Tasks bizonyos feladatok kezelésére szolgál: Hozz létre feladatokat, rendelj hozzájuk dátumot és időpontot, adj hozzájuk leírásokat, és oszd őket részfeladatokra.Mindez a Gmail felületének elhagyása nélkül, egyszerűen az oldalsó panel megnyitásával és gépeléssel tehető meg.
A Google Keep inkább egy gyors jegyzettömbhöz hasonlóan működik: lehetővé teszi, hogy ötletek, ellenőrzőlisták, szövegrészletek vagy linkek mentése amit nem akarsz elveszíteni. A Gmail oldalán is megjelenik, így a jegyzeteidet olvasás vagy e-mailek megválaszolása közben is ellenőrizheted.
A Google már egy ideje a legtöbb emlékeztetőt Feladatok kategóriába csoportosítja. Ezek azok az emlékeztetők, amelyek korábban a Naptárban vagy a Google Asszisztensben jelentek meg. most egyetlen feladatélménybe integrálódtakÍgy minden egy helyen van, és nem kell szétszórni az emlékeztetőket fél tucat alkalmazás között.
A lényeg az, hogy ez a teljes rendszer szinkronizálva van a felhőben: A Gmailből a Tasks vagy a Keep alkalmazásban végrehajtott módosítások azonnal megjelennek a mobilodon, táblagépeden vagy a Naptáradban.Ha bármilyen problémát észlel, forduljon gyakori Gmail-megoldásokígy bármilyen eszközön nyomon követheted a teendőlistádat.
Alakítsa Gmail e-mailjeit gyakorlatias feladatokká
Az egyik leghasznosabb funkció, ami kéznél van, a Alakítson át egy e-mailt Google Tasks-feladattá mindössze néhány kattintássalIdeális olyan e-mailekhez, amelyek kéréseket, határidőket vagy olyan dolgokat tartalmaznak, amelyeket nem tudsz azonnal elvégezni.
Az eljárás egyszerű: nyisd meg az üzenetet, és használd az e-mail ikonsorán található „Hozzáadás a feladatokhoz” opciót. A Gmail automatikusan létrehoz egy új feladatot az oldalsávon. közvetlen linken keresztül kapcsolódik az eredeti e-mailhez.
Ezen a feladatlapon szerkesztheti a címet, bővítheti a leírást, részfeladatokat adhat hozzá, kiegészítő megjegyzéseket írhat, és lejárati dátum és időpont beállításaÍgy az e-mail megszűnik egyszerű információ lenni, és egyértelmű cselekvéssé válik, határidővel.
A nagy előnye, hogy amikor eljön a feladat elvégzésének ideje, Egyetlen kattintással visszatérhet az eredeti e-mailhez.Mellékletek, kontextus és korábbi beszélgetések áttekintése anélkül, hogy a beérkező levelek között kellene keresgélni.
Így a tálcád egyfajta tölcsérré válik: A fontos üzenetek látható és rendszerezett feladatokká alakulnak., míg a többit elraktározzák vagy a háttérben hagyják, csökkentve a káosz érzetét.
Egyéni listák, részfeladatok és ismétlődő feladatok
Az alma és a narancs összekeverésének elkerülése érdekében a Google Tasks lehetővé teszi Hozz létre több listát, és csoportosítsd a feladataidat projektek, témák vagy életterületek szerintPéldául lehet egy lista a „Munka”, egy másik a „Személyes”, egy harmadik az „X Ügyfelek” és így tovább.
A Gmail oldalsávján egyszerűen nyissa meg a Feladatok menüt, és válassza a „Lista létrehozása” lehetőséget. Minden alkalommal, amikor egy e-mailt feladattá alakít, Kiválaszthatod, hogy melyik listába kerüljön a mentés, így minden rendszerezettebben fog menni. és csak azt tekintsd át, ami az adott időpontban érdekel.
Amikor egy feladat túl nagy, az okos dolog, amit tehetsz, az az, hogy lebontod. Ezt úgy teheted meg, hogy az egyes feladatok részleteire koncentrálsz. adj hozzá részfeladatokat, amelyek kisebb lépéseket képviselnekValami, mint például a „Havi jelentés elkészítése”, több lépésre bontható, amelyekhez külön mezők tartoznak.
Továbbá sok feladat ismétlődő: heti jelentések küldése, havi számlák áttekintése, negyedéves dokumentumok frissítése… Ezekben az esetekben a Google ökoszisztéma lehetővé teszi, hogy A feladatokat úgy konfigurálhatja, hogy naponta, hetente, havonta vagy évente ismétlődjenek.így automatikusan generálódnának anélkül, hogy újra kellene létrehoznod őket.
A listák, részfeladatok és ismétlődő feladatok kombinálásával az integrált jegyzetek már nem pusztán elszigetelt emlékeztetők és emlékeztetők. Könnyű, mégis hatékony munkairányítási rendszerré válnak, az önszervezési módodhoz igazítva.
Google Keep: Gyors jegyzetek, amelyek kiegészítik a feladataidat
Míg a Tasks arra összpontosít, hogy „mit” kell tenned, a Google Keep tökéletes erre hogy megmentse sok ilyen feladat „hogyanját” és „miértjét”Ideális hely jegyzetek, ötletek, vázlatok vagy listák elhelyezésére, amelyek még nem konkrét tettek.
Mivel integrálva van a Gmail oldalsávjába, megnyithatja a Keep alkalmazást e-mail olvasása közben is, és Írd le a fontos részleteket, amiket nem akarsz elveszíteni.hívás során hozott döntések, javaslat főbb pontjai, megbeszélésen megvitatott ötletek stb.
A Keep segítségével szöveges jegyzeteket, ellenőrzőlistákat, képeket és akár hangfelvételeket is létrehozhatsz mobileszközödön, amelyeket aztán... Szinkronizálva vannak és akkor is megjelennek, ha a számítógépéről dolgozik.Minden a Google-fiókodhoz kapcsolódik, további telepítések nélkül.
Egy nagyon kényelmes munkamódszer a Keep használata az információk szabad rögzítésére, és amikor egy jegyzetből tennivaló válik, átviheti ezt az információt egy Tasks-hozzárendelésbe, vagy összekapcsolhatja egy adott e-mail címmelÍgy tisztán tudod elkülöníteni az ötleteket és a cselekedeteket.
Végső soron a Keep és a Tasks kiegészítik egymást: Őrizd meg digitális jegyzetfüzetként, a Feladatokat pedig strukturált teendőlistakéntMindkettő elérhető ugyanarról a képernyőről, ahol a Gmailben kezeli az e-mailjeit.
Feladatintegráció a Naptár, a Dokumentumok, a Drive és a Chat szolgáltatással
A Gmail integrált jegyzeteinek valódi potenciálja akkor válik nyilvánvalóvá, amikor megnézzük, hogyan A Google Tasks más Google-szolgáltatásokkal is összekapcsolható amit valószínűleg már naponta használsz.
A Google Naptárban a feladatok a határidőiknek megfelelő napokon jelennek meg. Egy pillantással áttekintheti az összeset. Találkozók, megbeszélések és feladatok megtekintése egy helyen.elkerülve, hogy észrevétlenül túlterheld a napodat.
A Google Dokumentumokban, amikor közösen dolgozol egy megosztott dokumentumon, a következőket teheted: feladatok hozzárendelése adott személyekhez megjegyzések és említések segítségévelEzek a feladatok végül megjelennek az egyes felhasználók Feladatlistáján, összekapcsolva a dokumentummal kapcsolatos munkát a teljes teendőlistával.
A Google Chat tereiben, különösen azokban, amelyeket csapatcsatornaként használsz, van egy külön feladatfül, ahol a következőket teheted: Hozz létre mindenki számára látható feladatokat, és rendeld hozzájuk a megadott tagokatMinden egyes térfeladat a csevegéshez kapcsolódik, és megjelenik a felelős személy személyes feladatlistájában.
Ezenkívül a Drive bázisként szolgál a feladatokhoz, dokumentumokhoz vagy jegyzetekhez kapcsolódó fájlok tárolására. Ily módon, Egyetlen ökoszisztéma egyesíti az e-maileket, a belső jegyzeteket, a dokumentumokat és a feladatokatelkerülve az egymáshoz nem csatlakoztatott eszközök közötti ugrálásra fordított időt.
Mindez megerősíti azt az elképzelést, hogy a Gmail integrált jegyzetei nem csupán „digitális post-it cetlik”, hanem az e-mail, a naptár, a dokumentumok és a csevegés közötti összehangolt munkafolyamat kulcsfontosságú elemei.
Automatikus jegyzetelés a Google Meet és a Gemini megbeszéléseken
Amikor a megbeszélések száma megsokszorozódik, a kézzel történő jegyzetelés gyakorlatilag kivitelezhetetlenné válik. Ilyen helyzetekre a Google Meet tartalmaz egy „Jegyzeteket készíts nekem” nevű funkciót, amely a Gemini mesterséges intelligenciájának segítségével… Automatikus összefoglalók és jegyzetek létrehozása a Google Dokumentumokban miközben a találkozó folyamatban van.
Ez a funkció a Google Workspace bizonyos kiadásaiban érhető el, és több nyelvet is támogat, beleértve a spanyolt is. Aktiváláskor a Meet létrehoz egy dokumentumot, ahol A megvitatott pontok, a főbb döntések és a javasolt következő lépések összeállítása folyamatban van.amelyet aztán a kiválasztott beállításoknak megfelelően megoszthat a résztvevőkkel.
A Meet felületén a szervező vagy a jogosult belső résztvevők a következőket tehetik: a jegyzetelés elindítása és leállítása, amikor csak szeretnéhogy a beszélgetés legérzékenyebb részei kimaradjanak az összefoglalóból, ha úgy döntenek.
Miután a megbeszélés véget ért, a rendszer létrehozza a megbeszélésjegyzeteket tartalmazó dokumentumot, elmenti azt a szervező meghajtójára, és Küldj egy e-mailt az összefoglaló linkjével és a követendő lépésekkel. A dokumentumot elküldi a szervezőnek és a funkciót aktiváló személynek is. Ezenkívül csatolva lesz a megfelelő naptáreseményhez.
Ha az értekezlet során az átírás is engedélyezve van, a jegyzetek tartalmazhatnak időbélyegeket, amelyek Egyenesen a beszélgetés pontos pillanatához vezetnek.Ez megkönnyíti a kritikus részek áttekintését anélkül, hogy újra meg kellene hallgatni vagy el kellene olvasni az egész megbeszélést.
Engedélyek kezelése és a megbeszélésjegyzetekkel kapcsolatos lehetséges problémák
Mint minden haladó Munkaterület funkció esetében, a „Jegyzetek készítése helyettem” funkció is feltételektől függ. biztonsági ellenőrzések és konfiguráció a rendszergazda általHa nem látja a használatára vonatkozó lehetőséget, az azért lehet, mert a Workspace kiadása nem tartalmazza, vagy mert a rendszergazda még nem engedélyezte.
A létrehozott jegyzetekhez való hozzáférés attól függ, hogyan konfigurálja a „Jegyzetek küldése ide” opciót a funkció indításakor. Megoszthatja őket az összes vendéggel, csak a szervezet belső tagjaival, vagy korlátozza a hozzáférést a szervezőre és a társszervezőkreami hasznos érzékeny megbeszéléseken.
A külső vendégek láthatják, hogy a naptáreseményhez csatolt dokumentum tartozik, de Kifejezett engedély nélkül nem tudják megnyitni.Ezáltal részletesen szabályozható, hogy ki mit láthat, még akkor is, ha sokan érintettek.
Előfordulhat, hogy az összefoglaló hiányos vagy egyáltalán nem készül el. Ennek leggyakoribb okai a következők: kapcsolódási problémák, túl rövid megbeszélések, vagy a Meet elfogadható felhasználási irányelveinek nem megfelelő tartalomBizonyos esetekben a böngésző újraindítása vagy a beállítások ellenőrzése megoldja a problémát.
Bölcs használat esetén ez a funkció jelentősen csökkenti a megbeszélések dokumentálására fordított időt, lehetővé téve, hogy Tartsa naprakészen jegyzeteit a Google ökoszisztémájába integrálva manuális erőfeszítés nélkül..
Speciális bővítményekkel bővített belső jegyzetek a Gmailben
Visszatérve az e-mail témájára, vannak olyan platformok, amelyek mélyen integrálódnak a Gmaillel böngészőbővítményeken keresztül, például Privát jegyzetpanelek hozzáadása minden üzenet melléVizuálisan úgy néz ki, mint egy natív Gmail-funkció, de a színfalak mögött különálló rétegként működik.
Ezen megoldások egyikének telepítésével minden e-mail-szálon belül megjelenik egy oldalsáv, ahol Hozzászólásokat írhatsz, @ jellel megemlíthetsz kollégákat, fájlokat csatolhatsz, vagy magyarázó videókat ágyazhatsz be.Mindezt anélkül, hogy a külső címzett bármit is látna ebből a belső beszélgetésből.
Ezen platformok egyik érdekes előnye, hogy sokuk lehetővé teszi Megtekintés az e-mailhez tartozó jegyzetek megtekintéséhez anélkül, hogy megnyitná.Ez nagyon kényelmes a toborzók vagy értékesítési csapatok számára, akik nagy mennyiségű üzenetet kezelnek, és gyorsan szűrniük kell, hogy mely beszélgetések tartalmaznak fontos további kontextust.
Bizonyos esetekben akár a munkafolyamat egy részét is automatizálhatja: például szabályokat állíthat be, hogy amikor bizonyos jellemzőkkel rendelkező e-mail érkezik, Hozzon létre egy automatikus jegyzetet, amely megemlít egy kollégát vagy jelöljön meg egy feladatot a megosztott munkarendszerében.
Ha egy olyan csapatban dolgozol, amely a Gmaillel él és lélegzik, az ilyen megoldások a postafiókot valódi együttműködési környezetté alakítják, ahol Az integrált jegyzetek összekötő kapocsként működnek az emberek, az e-mailek, a fájlok és a döntések között..
Jó szokások a jegyzetek és feladatok Gmailben történő rendszerezéséhez
Bármilyen hatékony is az eszköz, ha nem használod módszeresen, végül visszatérsz a káoszhoz. Célszerű néhány egyszerű rutint alkalmazni, hogy a Gmailbe integrált jegyzetek hatékonyabbak legyenek. dolgozz a javadra, és ne válj zajossá.
Az első gyakorlati szabály, hogy a dolgokat külön kell tartani: hozz létre külön listákat a Feladatokban a munkához, a magánélethez és a kulcsfontosságú projektekhez, és Tartsa meg a Keep-et olyan ötleteknek és jegyzeteknek, amelyek még nem konkrét tettekÍgy elkerülheted, hogy a sürgős ügyeket véletlenszerű gondolatokkal keverd.
Az is sokat segít, ha csak azokhoz a feladatokhoz rendelünk dátumot, amelyekhez ténylegesen van határidő. Nem mindenhez kell egy adott nap és időpont.Ha bizonyos feladatokat dátum nélkül hagysz, azok egyfajta „általános teendőlistává” válnak, amelyet akkor tudsz elvégezni, amikor van időd.
Legalább hetente egyszer tekintse át a naptárát az integrált feladatokkal. Ez az áttekintés segít abban, hogy átütemezni a feladatokat a forgalmas napokról a kevésbé forgalmas napokrakihasználva azt, hogy milyen könnyű őket egyik napról a másikra áthúzni a Naptárban.
Az e-mailekkel kapcsolatos belső megjegyzések tekintetében próbáljon meg minden bejegyzést egyértelművé és gyakorlatiassá tenni: a „nézd meg ezt” helyett próbáljon meg valami ilyesmit írni „@Name, kérlek, ellenőrizd az árakat a 3. részben, és erősítsd meg csütörtök előtt.”Minél konkrétabb vagy, annál kevesebb félreértés lesz.
Ezekkel a szokásokkal a Gmailbe integrált jegyzetek és feladatok már nem puszta extrák, és Ezek válnak azzá a vázzá, amelyre a saját és a csapatod munkáját nap mint nap rendszerezed..
A Gmail, a Google Tasks, Keep, Calendar, Chat, Meet, Docs, Drive és szükség esetén néhány jól megválasztott bővítmény kombinációjával lehetővé teszi, hogy egy… integrált jegyzetrendszer ahol az e-mailek egyértelmű cselekvésekké alakulnak, a megbeszéléseket dokumentálják, a belső döntéseket minden üzenettel együtt rögzítik, és minden szinkronban van az eszközök között, így a beérkező levelek mappája a stressz forrásából sokkal szervezettebb koordinációs eszközzé válik.
